社員が入社したときの手続き｜経営ダッシュボード.jp

社員が入社した際は、速やかに「健康保険・厚生年金保険」および「雇用保険」の資格取得手続きを行います。入社初日に回収すべき書類から、提出書類の書き方、実務上のつまづきポイントまでを解説します。

入社時に提出する書類一覧と期限

手続き書類名	対象制度	提出先	提出期限
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届	社会保険	日本年金機構（事務センター）	入社日から5日以内
健康保険被扶養者（異動）届（※扶養家族がいる場合のみ）	健康保険	日本年金機構	入社日から5日以内
国民年金第3号被保険者関係届（※扶養配偶者が20〜59歳の場合）	国民年金	日本年金機構	入社日から5日以内
雇用保険被保険者資格取得届	雇用保険	管轄ハローワーク	入社月の翌月10日まで
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書	源泉所得税	社内保管（税務署提出不要）	初回給与支払日の前日まで

入社初日に本人から回収するチェックリスト

マイナンバー確認書類（マイナンバーカードの両面コピー等）
基礎年金番号通知書または年金手帳（コピー可）
雇用保険被保険者証（前職がある場合。前職の番号を引き継ぎます）
給与振込口座届出書（通帳またはキャッシュカードのコピー）
前職の源泉徴収票（当年中に他社で給与を得ていた中途入社者の場合）
扶養家族の確認書類（配偶者や子を扶養に入れる場合：直近の課税証明書や退職証明書など）

加入要件（パート・アルバイトの加入判断）

1. 社会保険（健康保険・厚生年金）

正社員は無条件で加入。パート・アルバイトは以下の基準で判定します。 - 原則基準（4分の3要件）: 週所定労働時間および月所定労働日数が、正社員の4分の3以上であること。 - ※特定適用事業所（社会保険の適用拡大対象企業）に該当する場合は、週20時間以上・月額賃金8.8万円以上等の短時間労働者要件も適用されます。

2. 雇用保険

パート・アルバイトでも、次の2つの要件を両方満たす場合は加入が義務付けられています。 1. 1週間の所定労働時間が20時間以上であること 2. 31日以上の雇用見込みがあること

入社手続きの「つまづきやすいポイント＆落とし穴」

落とし穴

落とし穴①：資格取得届の「報酬月額」に通期手当を含め忘れる

資格取得届に記載する「報酬月額」は、雇用契約書に記載された基本給だけではありません。
通勤手当、役職手当、住宅手当、想定される固定残業代など、すべての諸手当を含めた見込み額を記載する必要があります。
通勤手当が「6ヶ月定期代＝12万円」で支給される場合、1ヶ月相当分の「2万円」を月給に合算して届け出ます。これを忘れると後日標準報酬月額の訂正手続きが必要になります。

落とし穴

落とし穴②：前職の「雇用保険被保険者番号」を新規発番してしまう

雇用保険の被保険者番号は、生涯にわたって原則1人1番号です。
前職がある中途入社社員について、番号の確認を怠って「新規」としてハローワークへ申請してしまうと、番号が二重発番され、将来失業手当を受給する際に過去の加入期間（算定基礎期間）が通算されないトラブルに発展します。
本人が被保険者証を紛失している場合は、資格取得届に前職の「会社名」「退職年月日」を記載して照会をかければ、ハローワーク側で過去の番号を名寄せしてくれます。

落とし穴

落とし穴③：扶養配偶者の年金「第3号被保険者届」の漏れ

20歳以上60歳未満の配偶者を健康保険の扶養に入れる場合、同時に国民年金の「第3号被保険者」の手続きが必要です。
健康保険の被扶養者届の用紙には「国民年金第3号被保険者関係届」が複写または一体化されています。
この提出が漏れると、配偶者の年金記録が「未納（第1号扱い）」になってしまい、将来受け取る老齢基礎年金が減額される重大な不利益が生じます。